Que vous exerciez en cabinet ou à domicile, le début d’année est le moment idéal pour optimiser votre gestion. En tant que professionnel de santé libéral, votre temps est précieux. Voici comment automatiser votre comptabilité pour vous concentrer sur vos patients.
a. Automatisez vos écritures comptables
Loyer du cabinet, abonnement logiciel, assurances ou leasing de matériel… ces dépenses sont prévisibles et récurrentes. Automatisez ces dépenses récurrentes pour ne plus avoir à y penser et gagnez un temps précieux.
Le réflexe VEGA : paramétrez vos dépenses récurrentes dès le 1er janvier. Le logiciel les intègre automatiquement à la fréquence souhaitée, vous évitant ainsi des saisies manuelles fastidieuses.
b. Anticipez vos charges sociales (URSSAF / Retraite)
Si vous avez prévu une évolution de votre chiffre d’affaires, c’est le moment de le déclarer à l’URSSAF et à la CARPIMKO. Ainsi vous éviterez l’année prochaine, des mauvaises surprises quand vous recevrez les régularisations de l’URSSAF.
c. Le rendez-vous mensuel : « 1h dédiée à ma compta »
Peu importe votre spécialité, une petite routine mensuelle évite l’accumulation de retard. Durant cette heure :
- Vérification des écritures : contrôlez que vos dépenses ponctuelles (achat de petit matériel, consommables, fournitures de bureau) soient bien enregistrées.
- Rapprochement bancaire : c’est l’étape clé pour s’assurer que votre comptabilité correspond à votre compte bancaire professionnel. Vous repérerez ainsi immédiatement un virement NOEMIE manquant ou une erreur de saisie.
- Le suivi des paiements : il arrive que certains remboursements (mutuelles ou patients) prennent du retard. Pour éviter les oublis, utilisez les outils d’automatisation de votre logiciel. Sur VEGA, un passage rapide par le monde Comptabilité, onglet Paiement, vous permet de relancer vos impayés en quelques secondes grâce à la fonction Relancer/Éditer.
La déclaration 2035 concerne tous les praticiens au régime de la déclaration contrôlée (BNC). Elle doit être envoyée au plus tard début mai.
Attention : les micro BNC ne sont pas concernés par la 2035 !
Votre « To-do list » de clôture :
- Solde de tout compte : vérifiez que votre solde bancaire au 31 décembre correspond à votre solde comptable.
- Rétrocessions : vérifiez que les montants versés ou reçus de vos remplaçants et collaborateurs sont exacts et documentés.
- Classification des justificatifs : c’est le moment de regrouper et de vérifier vos factures. L’astuce 2026 : ne stockez plus de papier ! Numérisez vos tickets (carburant, fournitures) et liez-les à vos écritures dans VEGA. Un justificatif bien classé, c’est une clôture sans stress.
💡 Pour obtenir la facture de votre logiciel VEGA, il vous suffit d’aller dans le monde Accueil, et sélectionner les factures
- Dépenses mixtes : n’oubliez pas d’intégrer les frais professionnels payés avec votre compte personnel.
- Ventilation de la CSG : saisissez bien la part déductible et non déductible indiquée sur votre attestation URSSAF.
- Gestion de la SCM : si vous partagez un cabinet, ventilez les dépenses communes selon vos parts.
- Le FAMI : enregistrez cette aide à la modernisation en « Gains divers ». C’est une recette imposable, essentielle pour financer vos outils numériques.
- Frais de véhicule : dès mars, faites le comparatif : barème kilométrique (IK) ou frais réels ? Le forfait est souvent avantageux pour les IDEL et kinés à domicile, tandis que les frais réels peuvent l’être pour les praticiens en cabinet avec un véhicule récent.
Conclusion
Une comptabilité bien tenue est le reflet d’un cabinet en bonne santé. En adoptant ces automatismes dès maintenant, vous transformez une contrainte administrative en un véritable outil de pilotage. Gagnez du temps sur l’administratif pour en accorder plus à vos rééducations et à vos soins !
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