Installation en tant qu’ortho libéral : le guide

Les démarches administratives

  • Assurance

    MKDE

Diplôme

Votre inscription à l’Agence Régionale de Santé est obligatoire pour pouvoir exercer. Les démarches sont à réaliser auprès de l’Agence Régionale de Santé de votre lieu d’exercice pour les titulaires ou de votre lieu de résidence si vous êtes remplaçant.
Le dossier à remplir nécessite de fournir un certain nombre de pièces (liste non-exhaustive).

  • Le certificat de capacité en orthophonie définitif ou provisoire ;
  • Une carte d’identité en cours de validité ;
  • Le formulaire Cerfa 10906 à télécharger ou à demander auprès de votre ARS.

L’ARS vous délivre une attestation d’inscription sur laquelle figure votre numéro Adeli (Automatisation des Listes) qui servira de référence pour tous les praticiens.
L’ARS déclenchera la procédure pour que vous obteniez votre Carte Professionnel de Santé (CPS). Si vous commencez par plusieurs mois de remplacements, vous préciserez que vous avez besoin d’une CPS remplaçant.
Votre CPS vous est automatiquement envoyée par l’Agence du Numérique en Santé (ANS) chargée de la fabrication et de la délivrance des cartes CPS. Le délai d’obtention d’une carte est estimé à 10 jours ouvrés à partir de la date de réception de votre dossier complet.
Comme pour toute carte à puce sécurisée, l’utilisation de la carte nécessite de saisir un code confidentiel et strictement personnel. Pour une sécurité maximale, les codes confidentiels de la carte (code porteur et code de déblocage) seront envoyés après l’envoi de la carte. Vous réceptionnerez donc les codes dans les 48h ouvrés après la réception de la carte.

Les assurances

Selon la loi, toutes les assurances n’ont pas un caractère « obligatoire », mais dans les faits elles se révèlent indispensables, et ce quelle que soit la forme d’exercice que vous choisissez, quel que soit votre statut : remplaçant, collaborateur, installé seul ou en groupe.
Afin d’optimiser au maximum vos débuts dans votre activité professionnelle libérale, nous avons reparti en 3 groupes les assurances essentielles auxquelles vous devrez souscrire :

  • Les ASSURANCES DE RESPONSABILITÉ CIVILE PROFESSIONNELLE ;
  • Les ASSURANCES DE BIENS ;
  • Les ASSURANCES DE PERSONNES (appelées aussi prévoyance).

Les ASSURANCES DE RESPONSABILITÉ CIVILE PROFESSIONNELLE
L’assurance en Responsabilité Civile Professionnelle (RCP) est le premier contrat d’assurance que l’orthophoniste doit souscrire quand il commence à exercer en libéral, qu’il soit remplaçant, collaborateur ou installé. Ce contrat a pour objet de garantir les conséquences pécuniaires de la responsabilité encourues par le professionnel de santé lors de dommages corporels et/ou matériels occasionnés à un patient. Cette RCP peut être étendue aux dommages causes dans l’exploitation de votre local professionnel (ex : chute d’un patient dans la salle d’attente). Cette responsabilité, appelée responsabilité civile exploitation, est le plus souvent incluse dans le contrat RCP, sauf pour l’exercice en groupe type SCP, SCM, SEL… Il faut savoir qu’un professionnel de santé reste civilement responsable de ses actes pendant 10 ans (voire plus pour les actes prodigués à des enfants mineurs) après consolidation du dommage cause.
Les ASSURANCES DE BIENS
L’assurance « multirisque » du cabinet professionnel, pour les orthophonistes installes, a pour but de préserver votre outil de travail et son contenu et de couvrir les dommages que vous pourriez causer aux tiers (aux autres). Elle intervient en cas de dommages survenus en cas d’incendie, dysfonctionnement électrique, bris de glace, acte de vandalisme, vol, etc….
Cas particulier de l’exercice en groupe : l’assurance du local sera souscrite par le groupe (SCM, SCP, SEL, …) titulaire du bail. Des garanties importantes, spécifiques et essentielles à votre activité professionnelle peuvent être prévues telles que :

  • Bris de matériel – pour le matériel « fragile » comme un ordinateur ou divers appareillages, la souscription de cette garantie aura l’avantage de couvrir le bris accidentel de l’appareil et de ses accessoires. Cette option peut s’avérer utile. Elle peut devenir contractuellement obligatoire dès lors que vous financez votre acquisition en leasing ou crédit-bail.
  • Pertes d’exploitation – cette garantie permet de prendre en charge le montant de votre perte de marge brute et des frais supplémentaires. Cette garantie s’exerce en cas d’interruption temporaire qu’elle soit totale ou partielle de votre activité professionnelle à la suite d’un dommage matériel indemnise.

Les ASSURANCES DE PERSONNES (appelées aussi prévoyance).
L’adhésion à votre caisse de retraite et de prévoyance (CARPIMKO) permet de bénéficier de certaines prestations en cas d’interruption temporaire ou définitive de votre activité. Non seulement l’arrêt de travail temporaire entraîne une perte de revenus, mais vous devez également assumer le paiement des frais fixes : loyer, charges sociales et immobilières, remboursement de prêt, cotisation régimes obligatoires… Ce sont bien souvent les 90 premiers jours, de carence, les plus difficiles à supporter suite à l’absence de prestations versées par la CARPIMKO. Au-delà de ce délai, elle vous verse une indemnité journalière de 48,62 € à compter du 91ème jour, et ce jusqu’au 365e jour. Pour pallier aux insuffisances de votre régime obligatoire (CARPIMKO) et répondre à votre souhait légitime de préserver votre indépendance financière, il vous faudra également souscrire une assurance « complémentaire frais de santé » afin de couvrir vos frais médicaux, chirurgicaux, pharmaceutiques, d’optique et dentaires consécutifs à une maladie ou un accident.

La CPAM

Une fois que vous êtes inscrit à l’ARS, il faut vous déclarer et faire enregistrer votre activité libérale auprès de l’Assurance Maladie. L’ARS transmet un flux d’informations à la CPAM, qui accède donc à la liste des jeunes diplômés ayant entamé des démarches d’inscription. Il faut ensuite prendre rendez-vous auprès de la CPAM. Elle doit être effectuée le plus rapidement possible après l’obtention de votre certificat de capacité en orthophonie.
Un certain nombre de pièces et justificatifs seront à fournir :

  • La copie de votre certificat de capacité en orthophonie  ;
  • Votre fiche ADELI (que vous aura transmis l’ARS lors de votre inscription)  ;
  • Votre formulaire de demande de CPS  ;
  • Votre carte Vitale et votre attestation Vitale ;
  • Relevé d’identité bancaire ou postal (compte professionnel).

L’inscription à la CPAM permet :

  • Votre inscription au registre des professionnels de santé ;
  • D’obtenir des feuilles de soin à son nom ;
  • D’être affilié à titre personnel à la sécurité sociale au régime des PAMC (Praticiens et Auxiliaires Médicaux Conventionnés)
  • De signer la convention avec la CPAM

URSSAF

Dans les huit jours suivant votre début d’exercice vous devez faire une déclaration d’activité auprès de l’Union de Recouvrement Sécurité Sociale et Allocation Familiale (URSSAF). Elle est chargée de collecter les cotisations sociales et les éventuelles charges sociales pour le professionnel qui emploie du personnel (agent d’entretien, secrétaire).
En d’autres termes c’est l’organisme qui perçoit les fameuses charges qui vous étaient retirées sur votre bulletin de paie pendant vos jobs étudiants où fiches de paie de salariat, afin de passer du brut au net. L’orthophoniste en libéral libéral est le dirigeant de sa propre entreprise. A ce titre, il doit cotiser à la protection sociale en fonction de ses revenus. L’URSSAF est un réseau d’organismes privés délégataires du service public.
Ses principales missions concernant un orthophoniste en libéral libéral sont :

  • L’immatriculation des cotisants et leur affiliation au régime général ;
  • Faire office de centre de formalités des entreprises pour les professions libérales. Le Centre de Formalités des Entreprises (CFE) a pour mission de simplifier vos démarches administratives au moment de la création, la modification ou la cessation de votre activité. Une seule déclaration est effectuée pour l’ensemble des organismes concernés (INSEE, Organismes sociaux, URSSAF, Centre des impôts…) ;
  • Le calcul des cotisations sociales (CSG, CRDS, URPS, allocations familiales, maladie, maternité…) ;

Via l’URSSAF vous allez pouvoir bénéficier de dispositif d’aides à l’installation : ACRE et NACRE
– ACRE : Aide aux Créateurs et Repreneurs d’Entreprise
C’est un dispositif ayant pour but de favoriser la création ou la reprise d’une entreprise. Elle permet d’être exonéré de certaines charges durant 12 mois en fonction de ta situation afin de faciliter le début de votre activité.
Qui peut en bénéficier ? Plusieurs profils existent, globalement pour les orthophonistes, les ayant-droits sont :

  • Les jeunes de moins de 26 ans ;
  • Les jeunes de 26 à 30 ans non indemnisés (durée d’activité insuffisante pour l’ouverture de droits) ou reconnus handicapes.

En tant que remplaçant, on peut aussi bénéficier de cette aide.
Les travailleurs indépendants relevant du régime de la micro-entreprise et qui créent ou reprennent une entreprise doivent déposer une demande d’Acre via le formulaire « demande de l’aide à la création et à la reprise d’une entreprise pour les autoentrepreneurs ».
Cette demande doit être adressée à l’Urssaf :

  • soit au moment du dépôt de votre dossier de création ou de reprise ;
  • soit au plus tard dans les 45 jours suivants ce dépôt.

– NACRE : Nouvel Accompagnement pour la Création et la Reprise d’Entreprise
Le dispositif NACRE permet à des personnes sans emploi ou avec des difficultés d’insertion dans l’emploi de créer ou reprendre une entreprise avec un parcours d’accompagnement d’une durée d’au moins 3 ans. Vous pourrez être accompagné pour l’aide au montage du projet et bénéficier d’un appui pour son financement et le développement de l’entreprise. Cet accompagnement est réalisé par des professionnels conventionnés par l’Etat et la Caisse des dépôts.
Pour bénéficier de l’aide NACRE, vous devez :

  • 1. Avoir commencé à travailler sur votre projet, avoir une idée des clients potentiels, des fournisseurs, des besoins d’équipement, d’investissement, etc…
  • 2. Faire partie du public cible demandeurs d’emploi, bénéficiaires de minima sociaux, salariés repreneurs de leur entreprise….
  • 3. Contacter un des opérateurs d’accompagnement NACRE de votre région ou de la région dans laquelle vous souhaitez vous implanter.

CARPIMKO

Il s’agit de la Caisse Autonome de Retraite et de Prévoyance des Infirmiers, Masseurs Kinésithérapeutes, pédicures-podologues, Orthophonistes et orthoptistes.
Vous disposez d’un délai de 30 jours à partir du début de votre activité pour vous inscrire.
! A savoir : En cas de maladie la CARPIMKO impose 90 jours de carence, il est donc nécessaire de souscrire à des couvertures complémentaires qui vous garantirons des indemnités compensatoires moins contraignantes. (cf. les assurances de l’orthophoniste)

A.G.A

Les Associations de Gestion Agréées s’adressent aux professionnels libéraux dont les résultats sont soumis à l’impôt sur le revenu dans la catégorie des bénéfices non commerciaux.
L’Association a pour mission de développer l’usage de la comptabilité chez ses adhérents et de leur faciliter l’accomplissement de leurs obligations fiscales et comptables.
Les avantages fiscaux des AGA :

  • absence de majoration de la base d’imposition : le bénéfice des orthophonistes libéraux non adhérents d’une AGA est majoré de 25 % pour le calcul de l’impôt sur le revenu. Les adhérents d’une AGA, eux, ne subissent pas cette majoration ;
  • déduction intégrale du salaire du conjoint : pour les adhérents d’une AGA, le salaire du conjoint d’un orthophoniste travaillant au cabinet est intégralement déductible du bénéfice imposable.
  • réduction d’impôt pour frais de comptabilité et d’adhésion : pour les adhérents dont le chiffre d’affaires n’excède pas les limites du régime micro BNC (32 900 euros), les frais de tenue de comptabilité et d’adhésion à une association agréée sont déductibles de l’impôt sur le revenu, sous forme de réduction d’impôt.

Cette réduction d’impôt et égale aux 2/3 des dépenses exposées limitée à 915 euros.

  • dispense de pénalités pour les nouveaux adhérents : sauf manœuvres frauduleuses, les majorations fiscales ne sont pas applicables aux contribuables qui font connaître, dans les trois mois suivant leur adhésion à une AGA, les insuffisances, inexactitudes ou omissions que comportent les déclarations des années précédentes.

Règlement Général pour la Protection des Données

Le Règlement Européen sur la Protection des Données Personnelles entré en application le 25 mai 2018 s’impose à toutes celles et ceux qui gèrent des données personnelles. Ils doivent en assurer une protection optimale et être en mesure de le démontrer. Parce qu’ils gèrent les fiches de leurs patients, les orthophonistes sont concernés.
Voici les 3 principales étapes de votre conformité au RGPD :

  • La constitution d’un registre de vos traitements de données : ce document permet de regrouper les logiciels/documents/ applicatifs qui nécessitent la collecte des données personnelles de vos patients. Ce registre doit vous permettre de vous interroger sur les données que vous collectez et peut-être les minimiser
  • L’information auprès de votre patientèle : vous devez communiquer auprès de vos patients de la collecte de leurs données personnelles, leurs droits d’accès et de modification ainsi que la conservation de leurs données
  • La sécurisation de vos données : vous devez prendre les mesures nécessaires pour protéger les données de vos patients. Vous en êtes le responsable.

+ d’infos :

CNIL

Quel régime d’imposition ?

En tant qu’orthophoniste en libéral, vous allez payer des impôts. Pour déclarer vos revenus, vous avez deux options :

  • Le régime micro-BNC
  • Le régime de la déclaration contrôlée

Les orthophonistes sont éligibles au régime des Bénéfices Non-Commerciaux.

Ce régime a l’avantage d’avoir moins d’obligations comptables car il demande seulement la tenue d’un journal des recettes. En effet, il vous suffira de déclarer vos recettes lorsque vous remplirez votre déclaration de revenus, la 2042-C-Pro. Le fisc fera automatiquement un abattement forfaitaire de 34% qui correspondra à vos charges. C’est-à-dire que l’impôt sur le revenu sera calculé sur le total des recettes moins les 34% de charges.

Exemple : Pour un chiffre d’affaires annuel de 60 000€, l’impôt sur le revenu ne sera pas calculé sur la base de ces 60 000€ mais sur 60 000€ moins les 34% d’abattement forfaitaire de charges (60 000*34% = 20 400), soit sur 39 600€.

Les limites de ce régime sont les suivantes :

  • Le total des charges est supérieur à 34% du chiffre d’affaires, ce régime est donc moins intéressant d’un point de vue « optimisation fiscale »
  • Le montant total du chiffre d’affaires annuel est supérieur à 72 600 € durant 2 années consécutives, l’orthophoniste en libéral passera automatiquement au régime de la déclaration contrôlée.

Le point positif de ce régime est d’avoir une comptabilité simplifiée.

Le régime de la déclaration contrôlée est un peu plus contraignant car cela vous demande de tenir à jour un livre des recettes mais aussi un livre détaillé des dépenses. Vos charges déductibles seront alors comptabilisées au réel et non pas sous forme de forfait. Vos recettes et vos dépenses doivent être répertoriées par rubriques. L’ensemble de ces rubriques s’appelle un plan comptable.

A la fin de l’année vos déclarerez vos recettes et vos charges en remplissant la 2035. La 2035 est votre feuillet d’imposition.

La petite astuce :

Pour gagner du temps, vous pouvez utiliser un module de comptabilité intégré à votre logiciel de gestion et télétransmission. Ce module automatisera l’enregistrement en écritures comptables de vos recettes et de vos dépenses. C’est-à-dire qu’à chaque fois que vous recevrez un paiement de la part d’un patient ou de la CPAM ou bien de l’assurance maladie complémentaire, il sera directement inscrit dans votre journal de recettes en écriture comptable. Pour en savoir plus, consultez l’onglet comptabilité.

Le choix de la structure juridique en libéral

Une orthophoniste en libéral va choisir aussi son mode d’exercice, cela peut aller du remplacement à la création d’une société pour un exercice en association.

Voici les différentes possibilités qui s’ouvrent à vous :

Exercice libéral en individuel

  • Remplacement
  • Collaboration
  • Titulaire

Exercice libéral en association

  • La mise en commun des honoraires : la SDF ou la SCP
  • Les honoraires ne sont pas mis en commun: la SCM ou les contrats à frais partagés

Le cas de la Société d’Exercice Libéral (SEL)

  • Possibilité d’exercer en individuel
  • Ou en association

Le remplacement

C’est un contrat qui est signé entre le remplaçant et le remplacé. L’orthophoniste remplacé est absent du cabinet pendant toute la durée du remplacement. Ce sera toujours le remplacé qui percevra les honoraires et qui reversera des rétrocessions au remplaçant.

Ce taux de rétrocession est inscrit dans le contrat. Le contrat de remplacement comportera aussi les modalités suivantes : la durée du remplacement (durée déterminée) et une clause de non-concurrence.

L’orthophoniste remplaçant aura sa propre CPS remplaçant et pourra facturer avec.

Collaborateur/rice

Le contrat de collaboration consiste à un.e orthophoniste titulaire de mettre à disposition ses locaux, matériel et patientèle à un.e orthophoniste collaborateur/rice. Cette dernière aura toutefois la possibilité de créer sa propre patientèle. Il/elle devra verser une redevance à l’orthophoniste titulaire. Cette redevance correspond à la fois aux frais de fonctionnement du cabinet, et à la fois à la « location » de la patientèle.

Le statut de collaborateur/rice est un statut encadré par des textes juridiques. Il doit obligatoirement faire apparaitre les clauses suivantes :

  • La durée de collaboration (durée déterminée ou indéterminée)
  • Les modalités de rémunération
  • Les conditions d’exercice de l’activité (nombre de jours ou de demi-journée consacré à sa propre patientèle)
  • Les modalités de rupture du contrat

Ce statut temporaire permet à un.e orthophoniste titulaire de diminuer son temps de travail pour préparer un départ à la retraite ou bien d’intégrer un.e associé.e à son cabinet d’orthophonie.

Titulaire

C’est l’orthophoniste qui exerce en son nom. Il/elle peut être propriétaire du cabinet ou locataire, exercer seul ou en collaboration

Si vous souhaitez exercer en société, vous commencerez par vous interroger si vous souhaitez mettre en commun vos honoraires.

Les honoraires ne sont pas mis en commun
Nom Associés Description Avantages Limites
Les contrats à frais partagés Les associés n’ont pas forcément la même profession Les contrats à frais partagés n’impliquent pas la création d’une personne morale. Chaque associé participe aux dépenses communes selon un règle de répartition prévue préalablement dans le contrat et perçoit les honoraires de sa clientèle. Il y a moins de formalisme et d’administratif que dans une SCM. En cas de litiges entre associés, et du fait que cette structure ne soit pas encadrée par des textes législatifs, la situation peut devenir plus conflictuelle.
Société Civile de Moyens (SCM) La SCM permet de mutualiser les coûts (loyer, matériels, …) tout en gardant sa patientèle. Chaque associé perçoit ses propres honoraires, et remplira sa feuille d’imposition (2035). La SCM devra elle aussi faire une déclaration, une 2036. La SCM peut ouvrir un compte bancaire, louerlocal,etc. La SCM est encadrée par des textes législatifs qui protègent les droits des différents associés. La SCM demande plus de formalisme et d’administratif. Les associés sont indéfiniment et conjointement responsables des dettes sociales.
La mise en commun des honoraires
Nom Associés Description Avantages Limites
Société de Fait(SDF) Les associés ont la même profession C’est une société sans personnalité morale. Contrairement aux sociétés de droit, elle n’est pas encadrée par des textes juridiques. Chaque orthophoniste associée apporte sa patientèle et sa capacité d’activité. Les associés choisissent ce qu’ils souhaitent mettre en commun et l’activité ou le matériel qu’ils souhaitent exercer en individuel. En cas de litiges entre associés, et du fait que cette structure ne soit pas encadrée par des textes législatifs, les conflits peuvent être plus difficiles à résoudre.
Société Civile Professionnelle (SCP) La SCP est caractérisée par la mise en commun des moyens matériels mais aussi des recettes. C’est la SCP qui paie les charges et les bénéfices sont ensuite partagés, selon des règles bien définies aux différents associés. La SCP exerce la profession d’orthophoniste à travers ses membres, elle est donc propriétaire de la patientèle. La SCP est encadrée par des textes législatifs qui protègent les droits des différents orthophonistes associés. Les orthophonistes ont l’obligation de tout mettre en commun, ils ne peuvent pas avoir d’activité en dehors de la SCP. Les associés sont responsables solidairement et indéfiniment des dettes sociales sur leur patrimoine propre.
Le cas de la SEL
Nom Description Avantages Limites
Société d’Exercice Libéral La SEL est une transposition d’une société commerciale à un exercice libéral. L’orthophoniste est donc salariée de sa SEL. Les salaires seront déductibles du bénéfice contrairement à une entreprise individuelle. Cette société est donc imposée non pas à l’impôt sur le revenu comme les précédentes options présentées, mais bien à l’impôt sur les sociétés. La SEL peut avoir un ou plusieurs associés. La responsabilité des associés est limitée à leurs apports. La SEL est plus compliquée à mettre en œuvre et doit faire face à beaucoup d’administratif et de formalisme.

Petite astuce :

Pour les choix des structures juridiques nous vous conseillons de faire appel à des professionnels qui sauront répondre à vos questions et vous aider à trouver la structure la plus juste en fonction de votre projet d’installation en libéral.

Les choix pour son cabinet

Pourquoi est-il important de s’informer sur la zone où installer son cabinet ?

Afin de lutter contre les inégalités d’accès aux soins, l’avenant 16 à la convention nationale divise le territoire en 5 zones :

  • Les zones très sous dotées
  • Les zones sous dotées
  • Les zones intermédiaires
  • Les zones sur dotées
  • Les zones très sur dotées

Les zones les moins dotées proposeront aux orthophonistes qui souhaitent s’installer, une aide à l’installation. Cette aide proposée prendra la forme de contrats incitatifs. Il existe 4 contrats d’aide à l’installation et à la maintenance en zone très sous dotées :

  • L’aide à la première installation
  • L’aide à l’installation
  • L’aide au maintien
  • Le contrat de transition

Attention, il n’est pas possible de cumuler ces aides, vous ne devez donc souscrire qu’à un seul contrat.

Pour connaitre le zonage, vous pouvez vous renseignez sur le site de l’ARS, ou, le cas échéant, contacter votre CPAM.

Si vous souhaitez vous installer en zone très sous dotée vous pouvez bénéficier de contrats incitatifs.

L’aide à la première installation

Cette aide forfaitaire a pour objectif de vous aider dans les investissements importants que nécessite la création ou la reprise d’un cabinet principal. Ce contrat a une validité de 5 ans non renouvelable. Il peut être signé que l’on soit collaborateur/rice ou associé.e.

L’aide :

La CPAM vous versera 30 000€ en 5 ans :

  • 12 750€ à la signature du contrat
  • 12 750€ versé avant le 30 avril, de l’année civile suivante
  • 1 500€ par an les 3 années suivantes

Les conditions :

  • S’installer pour la 1ère fois dans une zone très sous-dotée
  • Ne pas bénéficier d’un autre contrat incitatif

Les engagements de l’orthophoniste :

  • Exercer une activité pendant un minimum de 5 ans en zone très sous dotée
  • Respecter les 5 critères qui permettent de bénéficier du Forfait d’Aide à la Modernisation et à l’Informatisation du cabinet (FAMI)
  • 50% de son activité en libérale doit être exercée dans la zone très sous dotée
  • Avoir un honoraire moyen minimum de 5000€ effectué dans cette zone
  • Recourir le plus souvent que possible afin de permettre la continuité des soins.

En pratique ? Si vous êtes concernés, rapprochez-vous de votre CPAM.

L’aide à l’installation

Ce contrat, d’une durée de 5 ans permet d’aider l’orthophoniste dans l’équipement d’un cabinet ainsi que dans les investissements professionnels tels qu’un véhicule.

L’aide :

La CPAM versera à l’orthophoniste 19 500€ en 5 ans :

  • 7 500€ à la signature du contrat
  • 7 500€ versé avant le 30 avril, de l’année civile suivante
  • 1 500€ par an les 3 années suivantes

Les conditions :

  • S’installer dans une zone très sous-dotée
  • Ne pas bénéficier d’un autre contrat incitatif
  • Ne pas avoir déjà bénéficié de cette aide (un.e orthophoniste ne peut percevoir qu’une fois cette aide)

Les engagements de l’orthophoniste :

  • Exercer une activité pendant un minimum de 5 ans en zone très sous dotée
  • Respecter les 5 critères qui permettent de bénéficier du Forfait d’Aide à la Modernisation et à l’Informatisation du cabinet (FAMI)
  • 50% de son activité en libérale doit être exercée dans la zone très sous dotée
  • Avoir un honoraire moyen minimum de 5000€ effectué dans cette zone
  • Recourir le plus souvent que possible afin de permettre la continuité des soins.

En pratique ? Si vous êtes concernés, rapprochez-vous de votre CPAM.

L’aide au maintien

Ce contrat, d’une durée de 3 ans, renouvelable par tacite reconduction, fait bénéficier à l’orthophoniste installé.e en zone très sous dotée d’une aide au titre de la prise en charge des cotisations sociales et allocations familiales.

L’aide :

La CPAM versera à l’orthophoniste 1 500€ par an pendant 3 ans.

L’orthophoniste pourra bénéficier d’une aide supplémentaire de 150€ par mois s’il/elle reçoit un stagiaire en dernière année études, temps plein, et cela durant toute la durée du stage. Si le stagiaire n’est là qu’à temps partiel, le montant mensuel sera proratisé.

Les conditions :

  • S’installer dans une zone très sous-dotée
  • Ne pas bénéficier d’un autre contrat incitatif

Les engagements de l’orthophoniste :

  • Exercer une activité pendant un minimum de 3 ans en zone très sous dotée
  • Respecter les 5 critères qui permettent de bénéficier du Forfait d’Aide à la Modernisation et à l’Informatisation du cabinet (FAMI)
  • Exercer 50% de son activité en libérale dans la zone très sous dotée
  • Avoir un honoraire moyen minimum de 5000€ effectué dans cette zone
  • Recourir le plus souvent que possible à des remplaçants afin de permettre la continuité des soins.

En pratique ? Si vous êtes concernés, rapprochez-vous de votre CPAM.

Le contrat de transition

Ce contrat va soutenir les orthophonistes en zone très sous dotée, dans le cadre de leur cessation d’activité. En contrepartie, ils/elles s’engagent à accompagner un nouvel orthophoniste dans le cabinet.

L’aide :

La CPAM vous versera une aide correspondant à 10% de vos honoraires annuels (hors dépassements d’honoraires et rémunérations forfaitaires) dans la limite de 10 000€ par an. Ce contrat peut-être renouvelé 1 seule fois pendant 1 an.

Les conditions :

  • S’installer dans une zone très sous-dotée
  • Ne pas bénéficier d’un autre contrat incitatif

Les engagements de l’orthophoniste :

L’orthophoniste s’engage à accompagner un/une orthophoniste nouvellement arrivé.e (associé, collaborateur) dans le cabinet dans son installation et dans la gestion du cabinet.

L’accessibilité à tous :

Le cabinet d’orthophonie est un établissement recevant du public de catégorie 5, il doit donc être accessible à tous, quel que soit le handicap des personnes (cécité, surdité, handicap moteur, etc).

Les personnes doivent pouvoir pénétrer, circuler librement, et avoir accès aux informations dans le cabinet.

Les normes incendies

Le cabinet doit avoir des extincteurs portatifs aux normes et facilement accessibles. Il doit comporter un système d’alarme aux normes en cas d’incendie. Des consignes doivent être affichées et bien en vue dans le cabinet, elles doivent notamment comporter le numéro des pompiers

L’électricité

Les installations électriques doivent être aux normes et l’usage de douilles voleuses ou de fiches multiples est interdite. Pour ce qui est l’alimentation électriques mobiles d’appareil, cela ne doit pas gêner la circulation. Il doit y avoir de circuits électriques séparés, afin de pouvoir éclairer le cabinet si l’un des 2 circuits ne fonctionnent pas.

Les risques naturels et technologiques

Le propriétaire doit fournir les documents attestant l’état des risques naturels et technologiques ainsi que le certificat de recherche d’amiante.

Petit conseil : si vous souhaitez louer un cabinet dans le cadre d’une copropriété, l’orthophoniste devra vérifier auprès du syndic si la copropriété autorise ce type d’exercice.

Lorsqu’un/une orthophoniste s’installe dans son propre cabinet il prévoit 3 types de dépenses :

  • Les dépenses d’investissement du cabinet : mise aux normes du cabinet, embellissement du cabinet, achat de mobilier et du matériel
  • Les dépenses liées au fonctionnement du cabinet : le loyer, le logiciel de gestion et télétransmission, l’électricité, le chauffage, les cotisations, les assurances, les frais financiers liés à un éventuel emprunt
  • Les autres dépenses : le crédit ou le crédit-bail de la voiture de fonction

L’orthophoniste ne peut pas faire de son activité un commerce, ni en faire la publicité. L’activité de soins ne peut être appréhendée comme une valeur marchande.

Selon l’article 15 de la convention nationale : « Les orthophonistes placés sous le régime de la présente convention s’engagent à s’abstenir de tout moyen direct ou indirect de publicité »

Voici quelques indications et bonnes pratiques pour vous aider à faire connaître votre activité/cabinet.

La signalisation du cabinet :

La signalisation attachée à l’existence du lieu d’exercice d’une orthophoniste est la plaque professionnelle (25 cm x 30 cm) dont les mentions pouvant y figurer sont :

  • Nom et prénom
  • Titre
  • Diplôme ou le cas échéant lieu de délivrance
  • Coordonnées (adresse + tel)
  • Horaires d’activité

Les parutions par voie de presse :

Lors de l’ouverture du cabinet, vous avez la possibilité de publier deux annonces maxi dans le journal local.

Le bouche à oreille :

Lorsque vous lancez votre activité faites le tour des professions médicales pour vous présenter, vous gagnerez rapidement en notoriété.

Cependant la meilleure des communications se fait par la fidélisation de votre patientèle. Si vos patients sont satisfaits alors ils parleront de vous et vous conseilleront à leur entourage.

La facturation et la télétransmission

Pour pouvoir facturer et envoyer les feuilles de soins, l’orthophoniste a besoin d’un logiciel de télétransmission agréé par le CNDA. Ce logiciel a pour vocation de remplacer les feuilles de soins papiers afin de faire gagner du temps aux praticiens. En effet, grâce au logiciel, vous serez remboursés plus rapidement par la CPAM, et vous aurez accès rapidement aux dossiers patients, votre agenda, votre comptabilité.

Le matériel nécessaire à la télétransmission

Pour télétransmettre, vous aurez besoin :

  • Un logiciel agréé
  • Un lecteur de cartes : il peut être fixe ou mobile. Le lecteur de carte mobile est utilisé pour faire du domicile.
  • Une CPS : la carte professionnelle de santé est l’équivalent d’une carte d’identité en tant que professionnel de santé.
  • La carte Vitale du patient
  • Une imprimante/scanner
  • Une connexion internet

La facturation

La facturation peut prendre 2 formes différentes :

  • Le patient règle la facture => il n’y a pas de tiers payant
  • Le patient ne règle pas la facture => il y a tiers payant

Dans tous les cas cela se concrétise par l’insertion de la carte Vitale dans le lecteur de cartes afin que la séance soit attestée à la fois par le patient et à la fois par l‘orthophoniste.

Quand facturer ?

Vous pouvez facturer quand vous le souhaitez : toutes les 5 séances, 10 séances, à la fin des séances, 1 fois par mois…

Comment facturer ?

Votre logiciel vous proposera 3 types de facturation :

  • La facturation sécurisée => avec la carte Vitale du patient
  • La facturation à charger => en cas de domicile
  • La facturation dégradée => sans carte Vitale

Pour en savoir plus : https://formations.vega-logiciel.fr/tuto/je_facture/

La télétransmission

La télétransmission est le fait d’envoyer les feuilles de soins, après la facturation, aux différents organismes tels que les CPAM et les complémentaires santé.

La FSE (feuille de soins électronique) doit être envoyée au plus tard :

  • Dans les 8 jours ouvrés quand il y a tiers payant
  • Dans les 3 jours ouvrés quand il n’y a pas de tiers payant

Pour en savoir plus ?

https://www.youtube.com/watch?v=257_f9mCgos

La Nomenclature Générale des Actes Professionnels

Le dépassement d’honoraires

Le dépassement d’honoraires est interdit lors d’un acte remboursé par la sécurité sociale. Seul le dépassement exceptionnel d’honoraires est accepté dans certains cas où l’orthophoniste répond à des exigences du patient (déplacement sur la demande du patient, horaire d’une séance en dehors des horaires de l’orthophoniste et sur demande du patient). Le dépassement exceptionnel d’honoraires est pris en charge par le patient. Le dépassement d’honoraire doit être inscrit sur la feuille de soins. Il ne peut pas avoir pour motif l’expertise d’une orthophoniste, la nature des soins ou la durée de la séance.

Conventionnement avec les mutuelles

Si vous souhaitez effectuer un tiers payant complet avec vos patients, vous devrez vous conventionner avec les complémentaires santé. Pour cela vous vous identifierez en tant que professionnel de santé sur le site TP Complémentaire : www.tpcomplementaire.fr

Pour vous conventionner vous aurez besoin de votre CPS ou d’une feuille de soins barrée.

Pour en savoir plus ?

https://youtu.be/6j7p_esWF_U

Le tiers payant obligatoire

Pour certains patients, vous serez obligé d’appliquer le tiers payant. Ci-dessous sont listés les principaux cas.

Le 100% pris en charge par l’Assurance Maladie Obligatoire :

Les Affections Longues Durées (ALD)

Condition ? Les soins doivent être liés à l’ALD

Comment ? A la lecture de la carte Vitale du patient, le logiciel indique que le patient est en ALD et demande si les soins sont en lien avec l’ALD. Le patient concerné présente une ordonnance bizone, avec une partie qui mentionne les soins en lien avec l’ALD, et une partie pour les soins qui ne sont pas en lien. En fonction de l’ordonnance, le kiné effectue le tiers payant.

Les Accidents de Travail et les Maladies Professionnelles (AT/MP).

Comment ? A la lecture de la carte Vitale, le logiciel indique que le patient est en AT/MP. De plus le patient doit présenter un feuillet d’AT ou de MP.

Maternité

Condition ? du 1er jour du 6ème mois de grossesse jusqu’à 12 jours après l’accouchement. Les soins n’ont pas forcément de liens avec la grossesse.

Comment ? A la lecture de la carte Vitale, le logiciel vous indique si la patiente est un cas de maternité.

Astuce

Si jamais la carte Vitale n’est pas à jour le vous pouvez utiliser le service ADRi du logiciel. Cette fonctionnalité offre la possibilité au kinésithérapeute de sélectionner les droits à jour du patient directement sur les serveurs de la CPAM.

Les autres cas de tiers payant obligatoires

Ces cas de tiers payant sont à 60% pris en charge par l’Assurance Maladie Obligatoire et à 40% par l’Assurance Maladie Complémentaire.

La Complémentaire Santé Solidaire (la CSS)

Depuis le 1er novembre 2019, La CSS remplace la Couverture Maladie Universelle (CMU-C) et l’Aide au paiement d’une Complémentaire Santé (ACS). Elle fait bénéficier, à des personnes qui en ont besoin, d’une complémentaire santé gratuite ou à un tarif très avantageux (maximum 1€ par jour).

Comment ? Le patient présente au praticien sa carte de tiers payant CSS

L’Aide Médical d’Etat (AME)

L’Aide Médical d’Etat est réservée aux personnes en situation irrégulière au regard de la réglementation sur leur séjour en France et qui sont en France depuis plus de 3 mois.

Comment ? Le patient présente au praticien sa carte AME.

La gestion comptable

Depuis VEGA, vous pouvez utiliser le module de comptabilité afin d’établir leur 2035. Le gain de temps est considérable car chaque paiement est automatiquement comptabilisé dans les écritures comptables en tant qu’honoraires. De même les dépenses sont automatisées. Il ne restera plus qu’à l’utilisateur à rentrer manuellement ses dépenses ponctuelles.

Pour en savoir plus ? https://www.vega-logiciel.fr/orthophoniste/la-comptabilite-de-lortho-simplifiee/

Les aides à l’informatisation et à la modernisation du cabinet

Chaque année civile, la CPAM verse aux masseurs-kinésithérapeutes un Forfait d’Aide à l’Informatisation et à la Modernisation du cabinet (FAMI). Ce forfait est d’une valeur de 490€. Pour l’obtenir vous devez respecter 5 critères :

  • Avoir un logiciel de gestion et télétransmission compatible DMP
  • Disposer d’une version du cahier des charges SESAM-Vitale intégrant les derniers avenants publiés sur le site du GIE SESAM-Vitale au 31/12 de l’année N-1 par rapport à l’année de référence
  • Utiliser la solution SCOR
  • Avoir un taux de télétransmission en flux sécurisé égal ou supérieur à 70%
  • Utiliser une messagerie santé sécurisée

Pour recevoir ce forfait d’aide vous devrez déclarer sur Amelipro, le critère n°1 et le critère n°5.

Les autres critères sont calculés automatiquement.

Bon à savoir : pour l’année 2020, du fait du télésoin et de la crise sanitaire, le critère n° 4 est octroyé d’office.

Le bonus !

Si l’orthophoniste est engagé à une prise en charge coordonnée des patients, qu’il participe à une équipe de soins primaires (ESP) ou à une communauté professionnelle territoriale de santé (CPTS) ou à une maison de santé pluri-professionnelle (MSP), il bénéficiera de 100€ supplémentaire.
Pour cela il devra rédiger une attestation sur l’honneur.

Attention : pour recevoir ces aides il est important d’avoir un logiciel à jour qui respecte et respectera dans le temps, les 2 premiers critères.

La formation continue

La formation continue est une obligation déontologique pour les orthophonistes. Elle apporte une amélioration dans leur pratique de l’orthophonie.

Les orthophonistes ont 2 organismes pour la prise en charge des formations :

DPC

Vous devrez attester tous les 3 ans que vous vous êtes formés. Ces formations doivent être agréées par l’Agence Nationale du Développement Professionnel Continu. Elles sont fixées par les priorités nationales de santé publique.

Le DPC prend en charge la formation et indemnise les pertes de ressource des professionnels.

Les fonds du DPC viennent de la sécurité sociale.

FIF-PL

Le FIF PL prend en charge les formations agréées mais n’indemnisent pas les orthophonistes. Le plafond annuel en 2021 est de 750

Les fonds fu FIF PL viennent des cotisations de l’URSSAF.

Vous trouverez ci-dessous toutes les informations liées aux critères de prise en charge par le FIFPL

Critères de prise en charge

Les institutions

Les URPS des orthophonistes ont été créées afin d’être les interlocutrices des Agences Régionales de la Santé dans le cadre de la nouvelle organisation régionale de la Santé. Il existe des URPS pour toutes les professions de santé libérales reconnues qui existent. Pour les orthophonistes, c’est la FNO qui désigne les membres.

Les unions régionales contribuent à l’organisation de l’offre de santé régionale. Elles participent notamment :

  • A la préparation et à la mise en œuvre du projet régional de santé ;
  • A l’analyse des besoins de santé et de l’offre de soins, en vue notamment de l’élaboration du schéma régional d’organisation des soins ;
  • A l’organisation de l’exercice professionnel, notamment en ce qui concerne la permanence des soins, la continuité des soins et les nouveaux modes d’exercice ;
  • A des actions dans le domaine des soins, de la prévention, de la veille sanitaire, de la gestion de la crise sanitaire, de la promotion de la santé et de l’éducation thérapeutique
  • A la mise en œuvre du développement professionnel continu.

Les missions d’un syndicat d’orthophonie sont multiples :

  • Défendre et représenter la voix des orthophonistes, et promouvoir la profession de l’orthophonie ;
  • Porter leur voix face à l’Assurance Maladie lors des négociations conventionnelles (et leurs avenants) ;
  • Leur donner des conseils pour leur exercice au quotidien : relations avec les CPAM, problèmes juridiques etc. ;
  • Fédérer le réseau des orthophonistes en France et faire en sorte que la profession avance et vive.
  • Tenir informé les orthophonistes de toutes les évolutions et de toutes actualités de leur profession.

Il n’existe aujourd’hui qu’un syndicat « représentatif » en France : la Fédération Nationale des Orthophonistes (la FNO).

Il existe un autre syndicat « non représentatif » en orthophonie : la Fédération des Orthophonistes de France (FOF).

Les CPTS regroupent les professionnels d’un même territoire qui souhaitent s’organiser, à leur initiative, autour d’un projet de santé pour répondre à des problématiques communes.

Elles sont conçues pour aider les professionnels de santé à mieux structurer leurs relations et mieux se coordonner. Voici quelques exemples de leurs missions : organisation des soins non programmés, coordination ville-hôpital, attractivité médicale du territoire, coopération entre médecins et praticiens, …

La CPTS est constituée de l’ensemble des acteurs de santé qui souhaitent se coordonner sur un territoire, pour répondre à une ou plusieurs problématiques en matière de santé qu’ils ont identifiés.

Ce dispositif vise à faciliter l’exercice des professionnels de santé, à améliorer l’organisation des prises en charge des patients. Il émerge avant tout à partir des initiatives des professionnels de santé eux- mêmes.

Les agences régionales de santé sont des établissements publics, autonomes moralement et financièrement, placés sous la tutelle des ministères chargés des affaires sociales et de la santé.

Elles sont chargées du pilotage régional du système de santé publique et la régulation de l’offre de santé en région.

Le pilotage de la politique de santé publique en région comprend la veille et la sécurité sanitaires, ainsi que l’observation de la santé ; la définition, le financement et l’évaluation des actions de prévention et de promotion de la santé ainsi que l’anticipation, la préparation et la gestion des crises sanitaires, en liaison avec le préfet.

La régulation de l’offre de santé en région vise à mieux répondre aux besoins et à garantir l’efficacité du système de. Concrètement, les agences régionales coordonnent les activités et attribuent le budget de fonctionnement des hôpitaux, cliniques, centres de soins ainsi que des structures pour personnes âgées, handicapées et dépendantes.

Les ARS agissent sur le champ de la santé dans sa globalité :

  • Prévention et promotion de la santé,
  • Veille et sécurité sanitaires,
  • Organisation de l’offre de soins en ambulatoire (médecine de ville) et en établissements de santé (hôpitaux…),
  • Organisation de la prise en charge médico-sociale.

Les agences régionales de santé permettent de mettre en synergie tous les acteurs des territoires, de développer une vision globale de la santé et de décloisonner les parcours de santé, tout en assurant qualité, efficience et sécurité de la prise en charge et de l’accompagnement dans le système de santé. Elles sont l’interlocuteur unique de tous les acteurs de santé en région.

Sommaire

Démarches administratives

Régime d’imposition ?

Choix structure

Choix du cabinet

Facturation / télétransmission

Formation continue

Les institutions

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